Siete claves para la presentación telemática de licitaciones públicas

La presentación por vía telemática de ofertas a concursos públicos es un gran avance. Existe una Plataforma de Contratación del Sector Público puesta a disposición por el Ministerio de Hacienda que resulta muy útil. A través de este portal accedemos a la Herramienta de Licitación Electrónica, mediante la cual podemos completar los procedimientos. Conviene, asimismo, consultar la guía de navegación de la Plataforma, para tener claro qué nos ofrece.

Hay que tener en cuenta que la herramienta se adapta a cada licitación, es decir, nos pide los datos necesarios para cada proceso. En resumen, se adapta continuamente. Por eso, deberemos entrar en la Plataforma pública, completar los primeros procedimientos y después tener acceso a la herramienta.

Estas son las claves para completar los procesos con éxito:

1. Cumplir los requisitos técnicos

Los requisitos técnicos para usar la herramienta de Licitación Electrónica son bastante asequibles: tener conexión a Internet, un navegador con Java (si puede ser a partir de la versión 1.8) y el certificado electrónico. Conviene descargarse la guía completa para aclarar todas las dudas. En esta se detalla, si se tiene algún problema, cómo instalar lo necesario según el sistema operativo, cómo realizar las ofertas o cómo enviar la documentación.

Respecto a los requisitos técnicos, lo básico es lo siguiente:

• Si no se tiene Java instalado, se puede descargar desde el siguiente enlace. A continuación conviene ajustar la versión instalada para que permita el funcionamiento de la plataforma. Para ello se accede al panel de control y, en la pestaña “Seguridad”, se comprueba que quede configurada en la opción “Alta”, mientras que en el apartado “lista de excepciones de sitios” se añade la web contratación del estado.
• El certificado electrónico es una herramienta que se instala en el ordenador y que permite firmar documentos en la red de forma veraz. Lo emite la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre. En su web se detalla la forma de conseguirlo e instalarlo.

2. Estar dado de alta como “operador económico”

Es un paso imprescindible. Conviene rellenar los “datos generales” que nos pide la Administración y también los adicionales. Si solo se cumplimentan los datos básicos, entonces el acceso estará limitado a los servicios básicos (suscripciones, búsqueda de licitaciones y avisos), pero no los que tienen que ver en sí con una licitación electrónica (la preparación de ofertas y la presentación electrónica de las mismas).

Para más información, se puede consultar la Guía del Operador Económico en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

3. Acceso sin invitación

El acceso a la herramienta es distinto según se tenga o no invitación. Si no se cuenta con ella, es decir, si se accede a partir de una convocatoria no restringida, entonces deberemos seguir un camino distinto.

Primero hay que buscar la licitación en el apartado “Licitaciones” de la Plataforma. Después habrá que seleccionar el procedimiento en el que estemos interesados. Conviene destacar que si aparece el símbolo “@”, entonces se trata de un proceso que se puede tramitar por vía telemática.

Una vez seleccionado, se debe añadir a “Mis Licitaciones”, haciendo clic en la opción. Después, ya desde “Mis Licitaciones”, se accede a la oferta y se pulsa el enlace “Preparar oferta/solicitud de participación”.

Si Java está instalado correctamente en el navegador, entonces la herramienta arrancará y ya podremos completar el trámite.

4. Acceso con invitación

Si no se ha publicado la convocatoria y el acceso a la licitación es restringido, entonces deberemos tener una invitación para presentar la oferta.

Para realizar los trámites directamente en la plataforma conviene ir al apartado “Mis Comunicaciones”, donde veremos esa invitación. Una vez descargada, se habilita la función “Responder”, que nos permite descargar la herramienta para preparar y presentar la oferta. A partir de ese momento, el modo de operar es idéntico al de la opción sin invitación.

5. Preparar la oferta

La preparación de la oferta es una fase común a prácticamente todas las ofertas. En esta, lo que hace el licitador es acreditar todo lo que se le solicita. En el proceso también se informa de la oferta económica (si fuese un requisito) y técnica.

En este procedimiento se deberán registrar los datos agrupados en un máximo de cuatro categorías:

• Licitador. Aquí se introducen los datos de quien presenta la oferta.
• Autorizaciones. En este apartado se puede aprobar la autorización para consultar datos que están en sistemas de terceros.
• Ofertar a lotes. Si se da el caso (si lo contiene la oferta) se presentará este apartado. La herramienta distinguirá automáticamente si es obligatorio ofertar a todos los lotes, a varios o solo a uno.
• Sobres. Aquí el licitador añade documentos y concreta el valor de la oferta si fuese imprescindible.

6. Enviar la documentación

En el apartado “Preparar envío” se puede comprobar que todo se ha realizado correctamente antes de culminar el trámite. Las opciones que tenemos disponibles son las siguientes:

• Firmar sobres.
• Modificar sobre seleccionado. Útil para cambiar contenidos a última hora aunque ya se hayan firmado los sobres.
• Simular presentación. Se verifica todo lo enviado, aunque no se realiza el envío.
• Enviar documentación. Se envían todos los documentos y se genera un justificante.
• Descargar justificante. Es una opción solo válida cuando se ha completado todo el proceso.

7. Aprender de lo que se ha hecho mal

Esto es un consejo final. Resultará muy útil consultar el Tablón de Licitación de la Plataforma, donde se pueden encontrar las ofertas, la lista de valoraciones de los candidatos y la oferta final de quien se ha llevado el gato al agua, el adjudicatario.

Es así como aprenderemos, para que el siguiente concurso salga mucho mejor.