Set claus per a la presentació telemàtica de licitacions públiques

La presentació per via telemàtica d’ofertes a concursos públics és un gran avanç. Hi ha una Plataforma de Contractació del Sector Públic posada a disposició pel Ministeri d’Hisenda que és molt útil. A través d’aquest portal accedim a l’Eina de Licitació Electrònica, mitjançant la qual podem completar els procediments. Convé, així mateix, consultar la guia de navegació de la Plataforma, per tenir clar què ens ofereix.

Cal tenir en compte que l’eina s’adapta a cada licitació, és a dir, ens demana les dades necessàries per a cada procés. En resum, s’adapta contínuament. Per això, hem d’entrar a la Plataforma pública, completar els primers procediments i després tenir accés a l’eina.

Aquestes són les claus per completar els processos amb èxit:

1. Complir els requisits tècnics

Els requisits tècnics per utilitzar l’eina de Licitació Electrònica són bastant assequibles: tenir connexió a Internet, un navegador amb Java (si pot ser a partir de la versió 1.8) i el certificat electrònic. Convé descarregar-se la guia completa per aclarir tots els dubtes. S’hi detalla, si es té cap problema, com cal instal·lar el que sigui necessari segons el sistema operatiu, com s’han de dur a terme les ofertes o com es pot enviar la documentació.

Pel que fa als requisits tècnics, el més bàsic és el següent:

• Si no es té Java instal·lat, es pot descarregar des del següent enllaç. Tot seguit convé ajustar la versió instal·lada de manera que permeti el funcionament de la plataforma. Per fer-ho, s’accedeix al tauler de control i, a la pestanya “Seguretat”, es comprova que quedi configurada a l’opció “Alta”, mentre que a l’apartat “llista d’excepcions de llocs”, s’hi afegeix el web contratación del estado.
• El certificat electrònic és una eina que s’instal·la a l’ordinador i que permet signar documents a la xarxa de manera veraç. L’emet la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre. Al seu web es detalla la manera d’aconseguir-lo i instal·lar-lo.

2. Estar donat d’alta com a “operador econòmic”

És un pas imprescindible. Convé omplir les “dades generals” que ens demana l’Administració i també les addicionals. Si només s’emplenen les dades bàsiques, llavors l’accés estarà limitat als serveis bàsics (subscripcions, cerca de licitacions i avisos), però no els que tenen a veure per si mateixos amb una licitació electrònica (la preparació d’ofertes i la presentació electrònica d’aquestes ofertes).

Per a més informació, es pot consultar la Guia de l’Operador Econòmic a la Plataforma de Contractació del Sector Públic.

3. Accés sense invitació

L’accés a l’eina és diferent segons que es tingui o no invitació. Si no en tenim, és a dir, si hi accedim a partir d’una convocatòria no restringida, llavors haurem de seguir un camí diferent.

Primer cal buscar la licitació a l’apartat “Licitacions” de la Plataforma. Després caldrà seleccionar el procediment en el qual estiguem interessats. Convé destacar que si apareix el símbol “@”, llavors es tracta d’un procés que es pot tramitar per via telemàtica.

Un cop seleccionat, s’ha d’afegir a “Les Meves Licitacions”, fent clic a l’opció. Després, ja des de “Les Meves Licitacions”, s’accedeix a l’oferta i es prem l’enllaç “Preparar oferta/sol·licitud de participació”.

Si Java està instal·lat correctament al navegador, llavors l’eina arrencarà i ja podrem completar el tràmit.

4. Accés amb invitació

Si no s’ha publicat la convocatòria i l’accés a la licitació és restringit, llavors haurem de tenir una invitació per presentar l’oferta.

Per dur a terme els tràmits directament a la plataforma convé anar a l’apartat “Les Meves Comunicacions”, on veurem aquesta invitació. Un cop descarregada, s’habilita la funció “Respondre”, que ens permet descarregar l’eina per preparar i presentar l’oferta. A partir d’aquest moment, la manera d’operar és idèntica a la de l’opció sense invitació.

5. Preparar l’oferta

La preparació de l’oferta és una fase comuna a pràcticament totes les ofertes. En aquesta, el que fa el licitador és acreditar tot el que se li sol·licita. En el procés també s’informa de l’oferta econòmica (si és un requisit) i tècnica.

En aquest procediment caldrà registrar les dades agrupades en un màxim de quatre categories:

• Licitador. Aquí s’introdueixen les dades de qui presenta l’oferta.
• Autoritzacions. En aquest apartat es pot aprovar l’autorització per consultar dades que figurin en sistemes de tercers.
• Fer oferta a lots. Si es dona el cas (si ho conté l’oferta) es presentarà aquest apartat. L’eina distingirà automàticament si és obligatori fer oferta a tots els lots, a uns quants o només a un.
• Sobres. Aquí el licitador afegeix documents i concreta el valor de l’oferta si és imprescindible.

6. Enviar la documentació

A l’apartat “Preparar enviament” es pot comprovar que tot s’ha dut a terme correctament abans de finalitzar el tràmit. Les opcions que tenim disponibles són les següents:

• Signar sobres.
• Modificar sobre seleccionat. Útil per canviar continguts a última hora encara que ja s’hagin signat els sobres.
• Simular presentació. Es verifica tot el que s’ha enviat, tot i que no es duu a terme l’enviament.
• Enviar documentació. S’envien tots els documents i es genera un justificant.
• Descarregar justificant. És una opció només vàlida quan s’ha completat tot el procés.

7. Aprendre del que s’ha fet malament

Això és un consell final. És molt útil consultar el Tauler de Licitació de la Plataforma, on es poden trobar les ofertes, la llista de valoracions dels candidats i l’oferta final de qui ha guanyat el capítol, l’adjudicatari.

És així com n’aprendrem, per tal que el següent concurs vagi molt millor.