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¿Te suena esto de las 5S japonesas? Si tu respuesta es no, tenemos una buena noticia: pueden cambiar la forma en la que te organizas en el trabajo, en casa y en general, mejorar tu productividad de manera evidente. Esta técnica de eficiencia japonesa está pensada para aplicar en los negocios, pero sin duda, también puede sernos útil fuera de la oficina.
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Seguramente estas cinco palabras no te digan nada, y por eso te invitamos a seguir leyendo, pues puede que encuentres la solución a muchos de tus problemas de organización. ¿Preparado? ¡Vamos allá!
Las 5S japonesas
Dentro de las técnicas japonesas de limpieza y orden se encuentra la de las 5S japonesas. Este método fue creado en los años 60 por la empresa fabricante de automóviles Toyota para dar respuesta a necesidades específicas de las grandes empresas japonesas tras la Segunda Guerra Mundial. Se inspiró en la cultura japonesa de optimización de los procesos empresariales.
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La premisa del método de las 5S japonesas es el aprovechamiento del tiempo y los recursos disponibles, así como de las relaciones entre los trabajadores, el clima y el ambiente empresarial. Un modelo de trabajo enfocado en el orden y la limpieza, algo que repercute en la productividad de los empleados.
Ideada para mejorar la eficiencia en el entorno laboral, este sistema se utiliza en negocios de todo el mundo, sobre todo en pequeñas y medianas empresas, pero también en otros ámbitos, como el educativo o psicológico, incluso en la organización doméstica o personal. Ya verás que se trata de reglas sencillas y bastante lógicas, que con el tiempo y la repetición pasan a convertirse en hábitos muy beneficiosos.
“Las 5S japonesas”, este nombre peculiar se refiere a cinco principios que en el idioma japonés empiezan por la letra S. Cinco reglas básicas que pueden regir nuestra vida y potenciar nuestra productividad, y sí, el orden de las palabras es importante:
- Seiri (clasificación).
- Seiton (orden).
- Seiso (limpieza).
- Seiketsu (estandarización).
- Shitsuke (disciplina).
Vamos a ver cada una en detalle.
Seiri (clasificación)
El principio de la clasificación, el seiri, consiste en retirar del espacio de trabajo aquellos objetos que no sirvan estrictamente para llevar a cabo las tareas ni contribuyan al bienestar del trabajador.
Esta primera etapa sirve para, como su nombre indica, clasificar los elementos presentes en nuestro puesto de trabajo, en la empresa o el lugar que queramos despejar, entre los que nos sean de utilidad y de los que se pueda prescindir.
De esta manera, además de deshacernos de objetos inútiles, comprobaremos que tenemos todo lo necesario para desarrollar la actividad o tarea en cuestión de la mejor manera. Por eso, es recomendable realizar esta fase a menudo, así evitaremos acumular elementos que no nos aporten y nos aseguraremos de tener todo lo necesario a mano.
Cuando tengamos esta clasificación a punto, podremos pasar a la etapa siguiente.
Seiton (orden)
Ya tenemos un lugar de trabajo (o de cualquier otro tipo) despejado, así que ya podemos mejorar la distribución y aprovechar el espacio que ha quedado libre. Así, el acceso a todo lo necesario será más fácil y evidente.
Se trata de organizar todos los elementos para que haya una cierta armonía a la hora de servirse de ellos. Tenerlos localizados en un mismo sitio hará que no perdamos el tiempo buscando y que compremos cosas de las que ya disponemos.
Seiso (limpieza)
Para los japoneses, la limpieza y el higiene también forman parte de la organización. Es importante que esta etapa se mantenga activa siempre, garantizando la limpieza de los objetos, las máquinas, los instrumentos y el propio lugar de trabajo.
Este punto es esencial en cualquier área, pero especialmente en ciertos ámbitos o sectores, para mantener la higiene y salubridad, y por tanto calidad, del trabajo.
Seiketsu (estandarización)
Llegan las dos fases clave. Una de ellas es la seiketsu: es la herramienta que nos permite mantener el orden y la limpieza, es decir, la estandarización y repetición de las anteriores etapas. Para evitar que el desorden y la suciedad vuelvan, es importante establecer una serie de procedimientos y comprometerse a seguirlos con cierta regularidad. Además, estos procedimientos también permitirán detectar los aspectos que se pueden mejorar.
Shitsuke (disciplina)
La fase shitsuke es la guinda del pastel. Es el seguimiento de las mejoras que se han llevado a cabo en las anteriores fases y de garantizar su ejecución. También es la fase de comparar los objetivos que nos marcamos con los resultados obtenidos. Así se reconocen fallos y debilidades que mejorar, pero también fortalezas que potenciar.
Shitsuke sería el proceso de mejora continua y de comprobación del cumplimiento de los estándares y metas definidas.
Recapitulando
Las 5S japonesas, esta técnica japonesa de limpieza y orden en el ámbito del trabajo, de la casa, de la educación o la psicología, consiste en aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles.
Cinco grandes fases que es necesario aplicar con compromiso y esfuerzo para que den sus verdaderos frutos. Aunque las cinco eses tengan mucho que ver las unas con las otras, es importante diferenciarlas y llevarlas a cabo una a una para que surtan efecto. ¿En qué aspecto de tu vida crees que puedes aplicar este método?
